Un productor o exportador, debe ante todo tener en consideración este procedimiento destinado a obtener los más adecuados sistemas de empaque y embalaje, que dependiendo de su capacidad económica y deseo de hacer las cosas con calidad integral.

La experiencia capitalizada por exportadores que han logrado un excelente posicionamiento, sin dejar de analizar a aquellos que también han encontrado fracasos, lleva a recomendar los siguientes pasos:

Conozca Muy Bien Su Producto

Analizar todos y cada uno de los riesgos que pueden sufrir las características del producto.

El producto puede sufrir alteraciones en su volumen debido a la compresión por otros productos u otras cargas que puedan en un momento colocarse encima, en el almacenamiento, en su manipulación o durante el transporte.

El peso y las dimensiones de los productos indicarán la modulación de los sistemas de empaque y por consiguiente los materiales y el diseño estructural más recomendados para cada uno de ellos.

Es conveniente realizar un análisis DOFA, en donde se pueda conocer perfectamente las Fortalezas y Oportunidades del producto que el empaque pueda resaltar competitivamente y conocer las Debilidades Y Amenazas que estratégicamente deban manejarse a través de su presentación.

Analice Perfectamente el Mercado Destino
El mercado es una relación entre personas, es decir, el mercado son personas y entre cada una existen diferencias bien marcadas en sus hábitos de compra, de uso, de pensamiento, de costumbres culturales, de poder adquisitivo, de composición familiar, de responsabilidad ante el medio ambiente.

La organización social del Estado es por lo general diferente entre un país y otro, entre los mismos estados o departamentos que les lleva a tener Normas técnicas y de comportamiento variados, legislando de maneras distintas ante los mismos problemas y con planificaciones futuras que nos generan actitudes en nuestra forma de penetrar esos mercados y para poder posicionarnos en ellos, quizás algunas veces desplazando otros proveedores que ya se encontraban establecidos.

La anterior situación infiere la necesidad de análisis, para dar respuestas a preguntas tales como:
¿Cómo debemos presentar nuestros productos?
¿Cómo podremos convencer a esos compradores finales, intermedios e importadores?
¿Qué sistemas de empaque o de embalaje prefieren?
¿Qué tamaños o pesos desean o pueden manipular?,
¿Qué materiales son deseados o permiten sus leyes que se comercialicen,
¿ Qué reglamentaciones presentan para su post-uso?,
¿ Qué compromisos adquiriremos con nuestros empaques?
¿ Cómo podremos satisfacerlos totalmente?.

Otro factor de análisis es el de la competencia. Es importante llegar a los mercados internacionales con productos, preferiblemente, mejor empacados o por lo menos en condiciones similares, pero nunca en inferioridad de situación.

2.1 Normas técnicas
Es de suma importancia investigar las normas técnicas exigidas y la Legislación vigente para los sistemas de empaque y/o embalajes y su condición para el reciclaje respectivo.

Entre las normas técnicas más conocidas están:

Norma ISO 3394: Hace referencia a las dimensiones de las cajas master, de los pallets o plataformas y de las cargas paletizadas.

En un principio esta Norma fue expedida únicamente para los empaques y embalajes destinados a los productos hortofrutículas frescos, pero hace 4 años aproximadamente ha sido " RECOMENDADA" para toda clase de productos.

Las cajas: las dimensiones de las bases de las cajas deben corresponder a un módulo de 60 x 40 cm. de Medida Externa.

La altura debe acondicionarse a las dimensiones de los productos comercializados. Este módulo puede multiplicarse y/o subdividirse y por consiguiente obtener otras dimensiones (múltiplos) que se adapten a cualquier necesidad.

Las medidas de las cajas individuales de los productos exportados deben acondicionarse internamente al módulo estipulado y siempre es posible encontrar la medida que permita este trabajo.

Los pallets: Los pallets necesarios para la unitarización de la carga según la Norma 3394 deben corresponder de acuerdo al modal de transporte seleccionado, así:

Para vía aérea. 120 x 80 cm.
Para vía marítima. 120 x 100 cm.
Norma ISO 780 y 7000: Instrucciones sobre manejo y advertencia. Símbolos pictóricos
Reglamento de la Organización Internacional del Trabajo O.I.T: Por razones ergonómicas se ha estipulado que ninguna carga que requiera manipularse por fuerza humana en algún momento de su Distribución Física Internacional, podrá pesar en bruto más de 25 Kg.

Reglamentación 87 (R 87) de la Organización Internacional de Metrología Legal O.I.M.L:. Aplicable a los productos para venta para unidades, en lo relacionado con las unidades empleadas en la descripción del contenido en cada envase.

2.2 Normas ambientales
La constante preocupación de las sociedades actuales por la conservación de los recursos naturales ha despertado una serie de legislaciones que conlleva a tomar consciencia sobre la importancia de racionalizar y optimizar el uso de los materiales en su Ciclo de Vida, asunto que incumbe de manera directa a los sistemas de empaque y embalaje.

Actualmente algunos países han introducido normas y regulaciones de carácter ecológico, que tienen que ver con la aceptación y el uso de ciertos materiales, procesos y sistemas de empaque, que es conveniente analizar, según el país de destino.

Reglamento alemán
Alemania ha sido quizás el primer país en elaborar un reglamento especial para tratar de solucionar el problema de los materiales utilizados en empaques y embalajes, que han sido adoptados por la casi totalidad de los países miembros de la Unión Europea,

El Reglamento Alemán sobre los residuos sólidos generados por los sistemas de empaque y embalajes, también llamado Ley TOFFER. Por ejemplo este reglamento determina tres objetivos.

· Se debe minimizar la cantidad de materiales y la variedad de especies empleadas en cada sistema de empaque y embalaje.
· .Se debe procurar diseñar empaques que puedan reutilizarse o retornarse. Llamados "EMPAQUES INTELIGENTES".
· Desde su diseño debe planificarse y garantizarse el reciclaje de los sistemas de empaque y embalaje de tal forma que su proceso consuma el mínimo de energía y evite el menor riesgo ecológico.

Reglamento de la Organización de las Naciones Unidas, para la utilización de las maderas provenientes de los países en vía de desarrollo. Aplicable en cualquier país de destino, cuando se empleen, pallets, esquineros o cajas en madera.
· Solamente se permite el uso de maderas industriales o especies renovables, como pinos o eucaliptos. No se permite el empleo de especies nativas.
· La humedad debe ser inferior al 12 %.
· La densidad debe superar 450 Kg. por metro cúbico.
· Debe estar totalmente libre de todo tipo de micro-organismo, hongos o insectos.
· La dirección del corte con relación al sentido de la fibra no debe desviarse más de 10 grados.
· Debe estar exenta de cualquier clase de pigmentación o de olores que puedan contaminar al producto contenido o a cualquiera otro que se manipule, almacene o transporte simultáneamente.

2.3 Marcado del Empaque
El proceso de marcado es la identificación que se hace sobre el sistema de empaque, mediante impresión directa o con rótulos adhesivos, etiquetas, stickers o caligrafiado manual, según Norma ISO 7000 y de rotulado específico buscando los siguientes objetivos:
· Identificación, posicionamiento y ubicación del producto durante su comercialización.
· Información sobre las características del producto y la responsabilidad integral.
· Facilidad para la administración del inventario.
· Promoción comercial del producto.
· instrucciones sobre los sistemas de manejo que deben aplicarse a las cargas,
· Seguridad de las personas y equipos necesarios para la manipulación y control de las mercancías.

Los productos y sus sistemas de empaque están clasificados como: alimentos, farmacéuticos, peligrosos e industriales.

Cada clase de empaque para estos productos debe llevar la información requerida por las entidades que controlan su comercialización, según cada país de destino.

A manera de ejemplo, algunas entidades que reglamentan esta información pueden ser: F.D.A., Oficina para la Administración de Drogas y Alimentos en Estados Unidos de Norteamérica o el INVIMA para Colombia, código alimentario para Europa, la IATA.

Para la Distribución Física Internacional el correcto marcado facilita la pronta localización del bulto, la rápida comprensión de lo escrito y la fácil localización de los bultos con los documentos que amparan el embarque.

Dentro de las especificaciones para el marcado del embalaje (y cuando éste cumple funciones de empaque) se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

· El material de las marcas debe ser indeleble, de gran resistencia a la abrasión y al manejo,

· La legislación existente en el país exportador e importador, y estar acorde con las disposiciones aduaneras respectivas, y

· El tamaño de las marcas debe ser por lo menos de 100 milímetros, a menos que las piezas a marcar sean más pequeñas. Por ejemplo para el transporte aéreo de mercancías peligrosas la IATA y la OACI, han normalizado los símbolos.

Marcas estándar
El sistema de embalaje debe llevar impreso o mediante rótulos adhesivos la siguiente información:

· la identidad y ubicación geográfica del productor y/o exportador y la del importador o comprador en el lugar de destino, y

· La identificación comercial del producto (sí éste no es susceptible al robo), cantidad de unidades contenidas, números del paquete en relación con el total del despacho y los números de los documentos de exportación.

Marcas informativas
Se deben colocar como mínimo en tres lados laterales.

Marcas de Manipuleo.
Existen algunos símbolos cuyo significado implica su colocación en otros lugares del embalaje, como por ejemplo el icono para indicar el lugar en que se deben colocar las cadenas de manipulación o la ubicación del "centro de gravedad" de la carga, éstas deben ubicarse en las cuatro caras laterales al lado izquierdo superior en colores oscuros con una altura superior a 10 cm.

Salen al mercado cada día nuevos sistemas para colocar la información y llevar el control a los productos, como los medios litográficos y adhesivos electrónicos que detectan sus características mediante lectores automáticos y algunos inclusive sirven como alarmas para el control de robos.

El desarrollo de la electrónica ha permitido incorporar al control de empaques y embalajes técnicas de identificación, entre las cuales están:

Código de barras
Facilita la identificación del producto para el transporte, almacenamiento y comercialización.

El uso de estos códigos exige contar con tecnología apropiada. Los códigos más frecuentes son el UPC (Universal Product Code), el EAN (European Article Numering) y el CODABAR. Para transporte urgente, el 128, el 93, etc.

Tarjetas inteligentes (smart cards)
Tarjetas plastificadas con circuito electrónico integrado en su interior capaz de dar y recibir información en modulación de frecuencia a cualquier terminal u ordenador que lo solicite. En el caso de embalajes puede indicar situación, características de la mercancía, fecha de expedición etc. Se usa mucho en mercancías peligrosas ya que incluye información del producto, así como sobre métodos de actuación preventiva en caso de anomalías.

Otros
Equipos de control alfanumérico donde interviene la voz humana, sellos electrónicos para detectar la violación y etiquetas sistema Braille para control de mercancías por invidentes.

Aparte de las condiciones anteriormente señaladas, es importante conocer las rutas de acceso geográfico a los diferentes mercados, por cuanto esta variable permitirá adoptar mejores estructuras en los sistemas de embalaje y por consiguiente en la inversión necesaria, haciéndola más eficiente.